5 maneiras Assistentes Digitais podem aumentar a produtividade da sua Clínica Dentária

Não há dúvidas de que os chatbots são a tecnologia mais recente para mudar a forma como fazemos negócios. Com seus muitos benefícios, os chatbots resolvem as questões do local de trabalho em relação à produtividade e à satisfação do cliente.

Para práticas odontológicas, os chatbots reduzem drasticamente a carga de trabalho e a pressão da equipe administrativa. Isso é porque eles concluem as tarefas simples, porém triviais, que, se somadas, ocupam a maior parte do dia de trabalho de um membro administrativo da equipe. Embora tarefas como responder a um telefonema para cancelar uma consulta odontológica pareçam fáceis e rápidas, a verdade é que esses pequenos trabalhos interrompem os funcionários que, de outra forma, poderiam dedicar mais tempo e esforço aos seus trabalhos maiores.

Primeiro, vamos descrever exatamente o que são os chatbots. Com base em inteligência artificial (IA), os chatbots realizam conversas com clientes por meio de aplicativos de mensagens ou sites. Em vez de falar com um membro da equipe, os chatbots lidam com a comunicação para você. Eles podem ser integrados na página inicial do seu site, bem como em qualquer aplicativo de mensagens, incluindo o Facebook Messenger e o WhatsApp.

Em termos de produtividade e conveniência, os chatbots são benéficos para a equipe e para os pacientes. De fato, um aumento na produtividade tem um impacto direto nos lucros da prática.

Aqui estão 5 funções práticas que os chatbots podem fazer pela sua prática odontológica.

1. Agendar compromissos

Possivelmente, a razão mais comum pela qual a equipe administrativa atende o telefone todos os dias é agendar consultas para os pacientes. Chatbots tornam este processo significativamente mais fácil por ser mais eficiente e conveniente.

O chatbot não só pode interpretar os detalhes do cliente, mas também exibe o calendário do dentista imediatamente. Isso é especialmente conveniente para determinar a data e a hora em que o paciente e o dentista estão disponíveis.

Esta função também pode reduzir o tempo de espera na recepção quando o paciente comparece à consulta. Isso porque os chatbots têm a capacidade de enviar códigos QR para os pacientes verificarem quando chegam.

2. Reprogramar compromissos

Pacientes com visitas regulares ao dentista sabem que você deve marcar seus compromissos pelo menos um mês antes. Os dentistas estão muito ocupados, por isso é necessário confirmar uma vaga com eles com bastante antecedência. No entanto, às vezes as coisas surgem e você precisa reprogramar.

Reagendar compromissos é uma tarefa fácil para chatbots em aplicativos de mensagens. Em primeiro lugar, os chatbots já conhecem seus detalhes do perfil que você usa para enviar mensagens para eles. Em segundo lugar, eles são inteligentes o suficiente para lembrar suas conversas anteriores, se necessário. De fato, os chatbots são projetados para serem tão personalizados e naturais quanto os seres humanos.

Reprogramar compromissos através de chatbots significa que há menos tempo de espera do que tentar chamar a prática odontológica, e isso também pode ser feito após o expediente.

3. Lembretes automáticos para compromissos

A maioria das práticas odontológicas já configurou um serviço de SMS automático para lembrar os pacientes de sua consulta no dia anterior. No entanto, os chatbots levam essa função um passo adiante. Sempre que precisarem, os pacientes podem simplesmente perguntar ao chatbot quando o compromisso é feito e ele responderá imediatamente. Isto é devido a duas razões. Em primeiro lugar, o chatbot não perderá tempo perguntando para quem é o compromisso, pois já conhece os detalhes do paciente. Em segundo lugar, a inteligência artificial pode gerar uma resposta instantaneamente, enquanto um funcionário teria que verificar manualmente seu banco de dados.

Chatbots também podem comunicar informações adicionais, como um mapa e instruções para a prática. Isso é especialmente útil para pacientes que são novos em sua prática.

 4. Pagamentos convenientes e seguros

Os chatbots permitem que os pacientes armazenem seus detalhes de cartão de crédito ou débito e verifiquem suas contas ou saldos odontológicos sempre que precisarem. Os pacientes podem organizar pagamentos recorrentes automáticos, ou simplesmente pedir para pagar suas contas através dos chatbots, sem ter que visitar a prática ou organizar pagamentos pelo telefone. Este é um método significativamente mais rápido.

Além disso, os pacientes não precisam se preocupar com a segurança de seus dados bancários. Como toda a tecnologia hoje em dia, os chatbots devem obedecer a regras e regulamentos rigorosos para proteger a privacidade e a segurança dos dados bancários pessoais de um paciente.

5. Enviar pesquisas para pacientes após consultas

Não posso enfatizar o quanto é benéfico para sua empresa solicitar feedback ou referências. Muitas vezes as pessoas hesitam em perguntar, mas a verdade é que os clientes têm o maior prazer em recomendá-lo a seus amigos e familiares ou publicar feedback positivo nas mídias sociais, se eles gostarem de seus serviços. Simplesmente pedir feedback é a melhor maneira de obter críticas positivas, que você pode publicar on-line para atrair mais pacientes.

Os chatbots monitoram os compromissos do paciente, o que significa que podem ser programados para enviar automaticamente uma mensagem solicitando que o paciente avalie o serviço ou forneça um feedback rápido. Isso resolve um problema que, de outra forma, teria sido negligenciado e beneficiaria os negócios, permitindo que eles melhorassem tanto o desempenho quanto a geração de leads.